Belangrijke informatie om je te helpen bij het organiseren van een SO
Voordat een lidvereniging een stedenontmoeting of ander evenement kan organiseren, moet dit officieel aangevraagd worden bij de Commissaris Nationaal door het formulier ‘Aanvraag evenement’ in te vullen en op te sturen. Het ingevulde formulier kan dan gestuurd worden naar: nationaal@studentenruiters.nl. Aanvragen die niet volledig worden ingevuld worden niet in behandeling genomen.
In onderstaand overzicht kun je zien wanneer het formulier ‘Aanvraag Evenement’ binnen moet zijn, dan wel bevestigd wordt. Uitzonderingen op aanvragen kunnen gemaakt worden wanneer er bijvoorbeeld nog geen aanvragen voor een bepaalde maand binnen zijn. De volledige richtlijnen voor de SO-toewijzingsprocedure is te vinden in de reglementen.
| Maand aanvraag SO | Maand bevestiging SO | Maand plaatsvinding SO |
|---|---|---|
| Januari | Februari | Augustus |
| Februari | Maart | September |
| Maart | April | Oktober |
| April | Mei | November |
| Mei | Juni | December |
| Juni | Juli | Januari |
| Juli | Augustus | Februari |
| Augustus | September | Maart |
| September | Oktober | April |
| Oktober | November | Mei |
| November | December | Juni |
| December | Januari | Juli |
Garantiesubsidie
Het is mogelijk om garantiesubsidie aan te vragen. Als de vereniging garantiesubsidie wil aanvragen, moet dit formulier minimaal zes weken voor de start van de wedstrijd ingediend worden bij de Penningmeester der KNHS-VNS. De Penningmeester dient minimaal vier weken voor de start van de wedstrijd een uitspraak te doen over het accepteren dan wel weigeren van de subsidieaanvraag.
SO-boekje en protocollen
Het SO-boekje is voor alle deelnemers een belangrijk document tijdens de Stedenontmoeting. Hierin staat alle informatie die ze nodig hebben, zoals contactinformatie, paardenindelingen en proeven. Om organisaties een leidraad te geven voor het maken van het SO-boekje, heeft de KNHS-VNS een sjabloon gemaakt. Organisaties mogen dit document naar wens aanpassen, zolang de verplichte onderdelen erin staan.
Sinds 1 april 2021 hanteert de KNHS roulatieschema voor de proeven. Als KNHS-VNS hanteren we sinds studiejaar 2022-2023 ditzelfde schema. Op pagina proevenoverzicht vindt je het schema en de proeven die er nodig zijn.
Hieronder vind je een schema waarin opgezocht kan worden hoeveel protocollen er geprint moeten worden voor desbetreffende rubriek (met knockoutsysteem).
| Aantal starts | Aantal prints voorronde (en halve finale) | Aantal print finale |
|---|---|---|
| 3 | 3 | 3 |
| 4 | 4 | 2 |
| 5 | 5 | 2 |
| 6 | 6 | 2 |
| 7 | 11 | 2 |
| 8 | 12 | 2 |
| 9 | 13 | 2 |
| 10 | 14 | 2 |
| 11 | 15 | 2 |
| 12 | 16 | 2 |
| 13 | 17 | 2 |
| 14 | 18 | 2 |
| 15 | 19 | 2 |